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全市公路建设项目档案管理办法(试行)
常州市交通运输局  jtj.changzhou.gov.cn  2017-10-10 阅读次数:
 

全市公路建设项目档案管理办法(试行)

一、公路建设项目档案范围

在公路建设项目建设过程中,自项目立项审批(核准)至竣工验收全过程产生的,反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有重要查考价值,并经过系统整理的各类不同载体形式的原始记录。

二、公路建设项目档案管理职责分工

1.各级公路建设主管部门要按照统一要求,分级负责的原则,加强对公路建设项目档案的业务指导、监督考核和专项验收工作。结合年度建设计划安排,加强对公路建设项目档案的过程检查,交(竣)工前3个月内按照有关规定组织项目档案专项预检和审核。

2.各建设单位(项目法人)是公路建设项目档案工作的责任主体,项目档案工作执行“法人负责制”;在项目档案管理中,应执行项目档案领导责任制和相关人员岗位责任制,制订具体的项目档案管理制度;组织、协调、指导、监督项目设计、施工、监理等各参建单位开展项目档案管理,将项目档案工作纳入项目建设管理程序,项目档案管理与项目实体建设同步管理,同步监督、同步考核;按规定验收并及时移交给项目管养单位,为项目后期运营提供规范、完整的档案。

3.公路建设项目实行代建制的,建设单位(项目法人)要在签订代建协议时须将项目档案管理要求纳入合同条款内容,明确代建单位应提交的项目竣工文件、项目档案内容、质量和时间要求,项目档案经建设单位审核合格后,再汇总移交给建设单位。

三、公路建设项目档案文件归档与整理规范

依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、交通部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发〔2010〕382号)、省交通运输厅和省档案局《江苏省高速公路建设项目档案管理标准》,编制了《常州市公路建设项目文件材料收集归档范围和保管期限表》(见附件),各建设单位按照该标准执行。

公路建设项目中形成的电子文件的归档与管理,依据交通运输部办公厅《转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法的通知》(交档办〔2016〕171号)执行。

依据国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知(档办发〔2014〕7号)、省档案局和省国家保密局关于印发《江苏省档案数字化安全保密管理规定(试行)》(苏档规发〔2016〕2号),委托社会化服务单位开展项目档案辅助整理和数字化加工的公路建设项目,建设单位应切实履行项目档案管理的主体责任,全面规范对项目档案信息化服务的管理;选择具备数字化加工专门资质或服务反馈优良的专业单位,规范档案社会化服务项目的招投标或议标程序,签订项目服务合同和安全保密管理合同,报备同级交通主管部门,并将项目档案数字化质量和服务质量同步纳入项目档案检查、验收内容;加强过程中对档案外包服务人员、场所、操作规程等管理、项目档案数字化质量、保密与安全等的检查与核验。

四、公路建设项目档案验收

1.省级公路建设项目

由省级政府及其投资主管部门审核或核准的项目交工档案验收,由省级交通运输主管部门组织,省级档案部门会同验收。项目竣工档案验收由省级档案部门组织,省级交通运输主管部门会同验收。

2.市级公路建设项目

由市级政府及其投资主管部门审核或核准的公路建设项目交工档案验收,由市级交通运输部门组织,市级档案部门会同验收。项目竣工档案验收由市级档案部门组织,市级交通运输部门会同验收。

3.各辖市、区公路建设项目

由各辖市、区政府及其投资主管部门审核或核准的公路建设项目(含农村公路)交工档案验收,由各辖市、区交通运输部门组织,各辖市、区档案部门会同验收。项目竣工档案验收由各辖市、区档案部门组织,各辖市、区交通运输部门会同验收。

省级公路建设项目在申报档案验收时,统一由市级交通运输部门转报省级相关主管部门。市级公路建设项目由建设单位统一报市级交通运输部门。交、竣工档案验收有关工作要求分别按照《交通建设项目档案专项验收办法》、《江苏省重大建设项目档案验收办法》执行。

附件:常州市公路建设项目文件材料收集归档范围和保管期限表

常州市公路建设项目文件材料

收集归档范围和保管期限表

序号

基本归档范围

归档单位

保管期限

1

立项审批类

项目法人

永久

1.1

立项审批类文件

1.项目建议书及审批文件

2.工程可行性研究报告及审核(核准)文件

3.可行性研究报告的评估及行业主管部门对可行性研究报告的审查意见

4.可行性研究报告的评审文件

5.环境影响评价报告书及批复

6.项目用地预审意见

7.水土保持或涉河行政许可审批文件

8.文物调查、保护、矿产资源调查等文件

9.其他文件材料(各专题审核、审查性会议全套会议材料)

2

设计审批类

项目法人

永久

2.1

初步设计审批文件

1.初步设计报审及审批文件

2.初步设计专家审查意见及审查会议纪要

3.初步设计文件及图纸

2.2

施工图设计审批文件

1.施工图设计报审及审批文件

2.施工图设计专家审查意见及审查会议纪要

3.施工图设计文件及图纸

2.3

工程勘测、设计基础资料

1.地质勘探原始记录

2.工程测量图及测量资料

3.其他文件材料

2.4

重大设计方案变更审批文件

1.总体设计方案变更报审及审批文件

2.重大设计变更报审及审批文件

3.工程概算调整报审及审批文件

2.5

其他设计审批文件

3

工程管理类

项目法人

永久

3.1

工程准备文件

1.建设用地选址意见及红线图

2.建设用地申请及批复

3.占地图及土地使用证

4.征地拆迁资料

(1)征地拆迁合同协议

(2)征地批文

(3)征地土地数量一览表

(4)占地图及土地使用证

(5)拆迁数量一览表

(6)土地回垦、还塘等与地方交接手续文件

5.供电、供水、通讯、排水等协议

6.施工许可批准文件

7.质量监督申请书及质量监督通知书

8.建设前原始地形、地貌状况图、照片

3.2

工程招投标及合同文件

3.2.1

勘察设计招标文件、招标公告、资格预审、投标文件、评标文件、中标通知书及合同文件

3.2.2

施工单位招标文件、招标公告、资格预审、投标文件、评标文件、中标通知书及合同文件

3.2.3

监理单位招标文件、招标公告、资格预审、投标文件、评标文件、中标通知书及合同文件

3.2.4

设备采购招标文件、招标公告、资格预审、投标文件、评标文件、中标通知书及合同文件

3.2.5

其他招标、投标及合同文件

未中标单位投标书列为资料短期保存

3.3

工程管理文件

1.综合管理文件

(1)项目法人单位组织机构及人员聘任批准文件、机构代码证、机构依据文件

(2)项目法人单位制订的规范、制度、标准、计划、方案等文件

(3)项目法人单位廉政、纪检、档案、劳动竞赛、宣传等内容的往来文件

(4)项目法人单位大事记、会议纪要

(5)项目法人单位工作总结、工作报告

(6)其他文件材料

2.施工管理文件

(1)项目法人单位关于工程质量、安全、进度等内容的往来文件

(2)项目法人单位组织召开的工地例会、专题会议纪要

(3)质量监督单位中间质量检查通知书及项目法人单位回复报告等文件

(4)其他文件材料

4

施工文件

施工单位

永久

4.1

公路工程

4.1.1

第1个合同段

4.1.1.1

路基工程

(一)施工管理文件

1.合同段开工报审及审批文件

2.施工总体组织设计方案报审及审批文件

3.技术交底报审及审批文件

4.单元划分、施工图会审会议纪要

5.工地试验室备案文件

6.监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制和施工单位的来往文件

7.施工单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件

8.安全事故报告、安全事故调查、安全事故处理方案、处理情况报告及审核意见、修复施工记录

9.质量问题报告、质量问题调查、质量问题处理方案、处理情况报告及审核意见、修复施工记录

10.施工日志、大事记、施工报表

(二)施工测量文件

1.测量设备检验证书

2.开工前的交接桩记录、控制点的复制、施工控制点的加密工程定位(水准点、基准点、控制点)测量记录及复核记录

3.永久性水准点坐标图、建筑物坐标高程测量记录

4.沉降、位移观测记录、桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总资料

(三)工程设计变更文件

1.设计变更报审及审批文件

2.设计变更指令、变更通知单

(四)原材料(产品)质量保证文件

1.工地实验室资质证书、进场设备报验单

2.各种原材料、半成品、成品、混凝土预制件合格及试验记录

3.建筑材料试验、强度试验报告

4.焊接、砂浆、混凝土配合比试验报告及通知单

5.产品说明书及合格证及检验报告、质量鉴定报告

(五)施工原始文件

1.单位、分部、分项工程开工审批文件(备注:开工报审文件应依次放入相应的单位、分部、分项工程施工文件中,不应将所有的单位、分部、分项工程开工报审文件集中组卷)

2.工程技术方案、技术交底文件(备注:工程技术方案和技术交底文件应依次放入相应的单位、分部、分项工程施工文件中,不应将所有的工程技术方案、技术交底文件集中组卷)

3.施工质量检验、质量抽检及质量评定文件(含监理单位平行检测及独立抽检文件)

4.施工单位委托其他单位的质量控制及检测报告

5.各项施工原始记录、试验、检测及报验文件

6.施工放样原始记录

7.隐蔽工程验收记录

8.混凝土配合比设计报告、配料单

9.砂浆强度、混凝土强度、焊接、压实度、弯沉等试验检测报告及混总表

10.预应力张拉、压浆检查记录

11.砼浇筑、养护记录

12.打桩沉桩沉箱记录

13.构件制作及安装记录

14.桩基检测报告

15.机械电气设备安装调试及性能考核记录

16.绝缘、接地电阻、性能测试、校核记录

17.机电设备试验调整记录

18.桥隧工程风险评估、专项施工技术方案

19.事故情况及调查处理报告、补救后达到要求的认可证明文件

20.施工中遇到非正常情况记录、处理方案及观察记录,对工程质量影响分析

21.其他施工原始记录文件

(六)工程质量评定文件及合同段工程交工验收文件

1.单位及分部、分项工程质量评定文件

2.施工单位总结

3.交工签定意见及交工验收会议文件

4.其他交工相关文件

4.1.1.2

路面工程(同4.1.1.1)

4.1.1.3

涵洞工程(同4.1.1.1)

4.1.1.4

交通工程(同4.1.1.1)

4.1.1.5

绿化、环保、景观工程(同4.1.1.1)

4.1.2

第2个合同段(同4.1.1内容)

4.1.n

第n个合同段(按照合同段顺序号排列,内容同上)

4.2

桥梁工程

4.2.1

第1个合同段

4.2.1.1

小桥工程(同4.1.1.1)

4.2.1.2

中桥工程(同4.1.1.1)

4.2.1.3

大桥工程(同4.1.1.1)

4.2.2

第2个合同段(同4.2.1)

4.2.n

第n个合同段(按照合同段顺序号排列,内容同上)

4.3

其他工程(同4.1内容)

5

监理文件

监理单位

永久

5.1

第1个监理单位

1.监理管理文件

2.工程质量控制文件

3.监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件

4.材料试验、检测资料

5.旁站监理记录、平行试验及独立抽检资料

6.交工验收工程质量评定资料

7.工程进度计划管理文件

8.工程合同管理文件

9.其他文件

10其它资料(监理日志,会议记录、纪要)

5.2

第2个监理单位(同5.1内容)

5.n

第n个监理单位(按照监理单位顺序号排列,内容同上)

6

竣工图表

施工单位

永久

6.1

第1个合同段

1.设计变更一览表

2.变更图纸

3.工程竣工图

6.2

第2个合同段(同7.1内容)

6.n

第n个合同段(按合同段顺序号排列,内容同上)

7

交、竣工验收文件

项目法人

永久

7.1

交工验收

1.交工验收文件

2.建设、设计、施工、监理单位工作报告

3.第三方质量监督单位的质量检测意见

4.质量监督机构出具的交工验收质量检测意见

5.试运行验收报告

6.单项验收文件(房建、档案、机电、消防)

7.2

缺陷责任期及扫尾工程文件

1.项目法人单位、施工单位、监理单位缺陷责任期管理、维护等文件

2.扫尾工程文件

3.质量监督单位的缺陷责任期质量监督检测报告

4.工程有关整改情况报告文件

7.3

竣工验收

1.竣工验收文件

2.建设、设计、施工、监理单位工作报告

3.质量监督机构出具的竣工验收质量鉴定报告及质量监督报告

4.竣工档案验收意见、验收组签名、会议汇报材料

5.竣工验收意见及竣工验收会议文件

6.项目移交证明

7.试运行记录、检测、观测记录及成果报告、缺陷整改文件材料

8.接管养单位项目使用情况报告

8

资金管理

项目法人

8.1

计量支付

30年

1.计量支付程序和合同条款的执行情况文件

2.工程投资控制执行情况文件

3.调整价格报审及审核文件

4.工程进度款支付报审表及工程量审核表

5.财务支付月报

8.2

工程竣工决算及审计文件

永久

1.工程调概算整、工程竣工决算审核意见及审计意见

2.固定资产登记、移交文件

9

科研、新技术资料

项目法人

永久

9.1

第1个科研项目

1.课题报告、任务书及批准文件

2.协议书、合同、委托文件

3.研究方案、计划、报告、专业会议纪要

4.试验记录、分析计算数据、工艺技术规范

5.成果申报、鉴定、审批及推广

6.经批准的新技术应用资料及效益分析报告

9.2

第2个科研项目(同10.1内容)

9.n

第n个科研项目(按照科研项目顺序号排列,内容同上)

10

特殊载体

有关单位

永久

10.1

照片(重大活动、重大事故处理、隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点部位施工等)

10.2

录音、录像(重大活动、重大事故处理、隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点部位施工等)

10.3

光盘(重大活动、重大事故处理、隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点部位施工等)

10.4

实物(奖状、奖牌、行业特点的样品等)

 

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